Em qual formato deve ser enviada a nota fiscal para a Shopee?

Resposta direta: a Shopee aceita a nota fiscal no formato XML (o arquivo oficial da NF-e autorizada pela SEFAZ), enviado pela API do marketplace — normalmente por um ERP integrado. O PDF (DANFE) serve para acompanhar o pacote, mas o que a Shopee valida e vincula ao pedido é o XML.

Essa é uma das dúvidas que mais travam vendedor novo, porque a resposta muda conforme o caminho escolhido: emitir por fora e subir o arquivo, ou deixar um sistema integrado enviar tudo sozinho. Neste guia você resolve as quatro perguntas que sempre vêm juntas: formato, emissor padrão, série da nota e CNPJ.

O formato: XML da NF-e, não PDF

Quando o pedido é pago, a Shopee espera receber a NF-e do vendedor para liberar as etapas de envio. O documento que o sistema da Shopee entende é o XML da NF-e modelo 55, com chave de acesso de 44 dígitos e protocolo de autorização da SEFAZ. É esse arquivo que um ERP integrado transmite automaticamente pela API assim que a nota é autorizada.

O DANFE (a versão em PDF/impressa) continua tendo função: ele acompanha fisicamente o pacote junto com a etiqueta. Mas subir só o PDF não cumpre a exigência — sem o XML, o pedido fica marcado como pendente de nota.

Emissor padrão: por que configurar como "Outro"

No Seller Center da Shopee existe a configuração do emissor de nota fiscal (Loja > Perfil da loja > Configurações da NF-e > Emissor de NF-e Padrão). Se você emite pelo seu próprio sistema — como o LOJEXA ou qualquer outro emissor externo — essa opção precisa ficar como "Outro". Assim a Shopee aceita a nota transmitida pela API em vez de esperar uma emissão pela ferramenta interna dela.

Esse detalhe pequeno causa muita rejeição silenciosa: o vendedor emite certinho, mas a Shopee ignora a nota porque está esperando o emissor interno.

Qual série usar na NF-e

A série é um número que organiza a numeração das suas notas (série 1, série 2...). Regras práticas:

  • Se você emite por um único sistema, use uma série única (por exemplo, série 1) e deixe a numeração seguir sequencial.
  • Se emite por mais de um sistema (por exemplo, um emissor para a loja física e um ERP para o marketplace), use séries diferentes em cada um — assim as numerações não colidem e você evita a rejeição por número duplicado.
  • Série e numeração precisam ser sequenciais. Se pular números, faça a inutilização da numeração pulada para evitar problema fiscal.

Qual CNPJ informar

O CNPJ da nota é o do emitente: a sua empresa (inclusive MEI). Não é o CNPJ da Shopee. A Shopee entra como intermediadora da operação, mas quem vende para o cliente final é você — então a NF-e sai do seu CNPJ para o CPF/CNPJ do comprador, com os dados de entrega que o próprio pedido traz.

Para emitir você precisa de: CNPJ ativo, inscrição estadual (quando não isento), certificado digital A1 e o credenciamento de emissão de NF-e no seu estado. Se você é MEI, atenção redobrada ao CFOP — desde a NT 2024.001 a SEFAZ rejeita venda de MEI fora do par CSOSN 102 + CFOP 5102/6102 (explicamos no nosso guia da rejeição 337).

Como automatizar: a nota sai sozinha quando o pedido entra

Fazer isso manualmente para cada pedido não escala. Com um ERP integrado à Shopee o ciclo fica automático:

  1. O pedido pago entra no sistema pela API da Shopee.
  2. O ERP valida os dados fiscais (NCM, CFOP, CST/CSOSN) antes de emitir — para a nota não ser rejeitada pela SEFAZ.
  3. A NF-e é emitida, o XML vai para a Shopee automaticamente e o DANFE fica pronto para imprimir com a etiqueta.

No LOJEXA esse fluxo já vem montado, com fila fiscal que mostra qualquer pendência em português claro antes de virar atraso de expedição. E o mesmo painel opera SHEIN, Mercado Livre, TikTok Shop e Magalu, cada um no formato fiscal que o canal exige.

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