O que é NF-e e quando ela é obrigatória para sellers de marketplace

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal digital que registra a operação de venda de mercadoria. Para pessoas jurídicas — MEI, ME, EPP, Ltda ou S.A. — a emissão de NF-e é obrigatória em toda operação de venda de produtos, independentemente do canal utilizado: loja física, e-commerce próprio ou marketplace como a Shopee.

Importante: a Shopee não emite NF-e em nome do seller. A plataforma apenas facilita a venda. A responsabilidade pela emissão da nota fiscal é sempre do vendedor — o CNPJ que realizou a venda.

Sellers que operam como Pessoa Física (CPF) sem CNPJ têm obrigações diferentes e mais limitadas, mas quem já formalizou a empresa precisa emitir NF-e para cada venda sujeita a tributação.

Por que emitir NF-e manualmente para cada pedido da Shopee é um erro

Quando você vende 5 ou 10 pedidos por dia, é possível emitir NF-e manualmente acessando seu sistema emissor ou o portal da SEFAZ. Com 50, 100 ou 200 pedidos diários, esse processo vira um gargalo operacional sério.

Os problemas do processo manual são:

  • Risco de esquecer de emitir a nota para algum pedido
  • Erros de digitação no CNPJ do destinatário, valor ou CFOP
  • Atraso na emissão, criando passivo fiscal
  • Horas de trabalho repetitivo que poderiam ser automatizadas
  • Dificuldade de conciliar pedidos emitidos com os não emitidos

Entendendo o Certificado Digital A1 para emissão de NF-e

Para emitir NF-e, sua empresa precisa de um Certificado Digital A1 (ou A3). O certificado A1 é o mais utilizado por sellers de marketplace por ser um arquivo digital (.pfx) que pode ser instalado diretamente em servidores, sem necessidade de token físico.

O certificado A1 é emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil, como Certisign, Serasa, Soluti, entre outras. Tem validade de 1 ano e precisa ser renovado anualmente.

Para utilizar a emissão automática no LOJEXA ERP, você precisará fazer o upload do arquivo .pfx do seu certificado A1 e informar a senha de proteção. O sistema armazena o certificado de forma criptografada e o utiliza para assinar digitalmente cada NF-e emitida.

CFOP correto para vendas em marketplace

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) define a natureza da operação fiscal. Para vendas de produtos em marketplace como a Shopee, os CFOPs mais comuns são:

  • 5.102 — Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros (operações dentro do estado)
  • 6.102 — Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros (operações interestaduais)
  • 5.101 — Venda de produção do estabelecimento (para fabricantes, dentro do estado)
  • 6.101 — Venda de produção do estabelecimento (para fabricantes, interestaduais)

A escolha entre 5.xxx e 6.xxx depende do estado do destinatário. Se o comprador está no mesmo estado que o emitente, usa-se 5.xxx. Se o comprador está em outro estado, usa-se 6.xxx. Um bom sistema de emissão automática deve aplicar o CFOP correto automaticamente com base no endereço de entrega do pedido.

Como configurar emissão automática de NF-e no LOJEXA ERP

A configuração da emissão automática no LOJEXA ERP é feita uma única vez e funciona indefinidamente a partir daí. O processo é:

  1. Acesse Configurações Fiscais no painel do LOJEXA
  2. Faça o upload do Certificado A1 (.pfx) e informe a senha
  3. Configure os dados fiscais da sua empresa: CNPJ, IE, regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido, etc.)
  4. Defina o CFOP padrão e as configurações de CST/CSOSN conforme seu regime
  5. Ative a emissão automática nas configurações de integração Shopee
  6. Defina o gatilho: emitir NF-e ao confirmar pagamento, ao empacotar ou ao despachar o pedido

A partir desse ponto, cada novo pedido pago na Shopee terá a NF-e emitida automaticamente, sem intervenção manual. O XML e o DANFE ficam disponíveis para download no painel de pedidos.

Erros comuns na emissão de NF-e para marketplace e como evitá-los

Os erros mais frequentes ao emitir NF-e para vendas na Shopee são:

  • Rejeição 539 — CFOP incompatível com a operação: verifique se o CFOP configurado corresponde ao tipo de operação (revenda vs. produção própria)
  • Rejeição 233 — IE do emitente não cadastrada: confirme que a Inscrição Estadual da sua empresa está correta no cadastro
  • Certificado expirado: monitore a validade do A1 e renove com pelo menos 30 dias de antecedência
  • CPF/CNPJ do destinatário inválido: alguns compradores informam documentos incorretos na Shopee; o sistema deve validar antes de emitir
  • Valor do ICMS incorreto: verifique as alíquotas configuradas conforme o produto e estado de destino

Automatize agora e pare de perder tempo com emissão manual

A emissão automática de NF-e não é apenas uma questão de produtividade — é uma obrigação fiscal que, se descumprida, pode gerar autuações e multas. Com o LOJEXA ERP, você configura uma vez e o sistema cuida de toda a emissão de forma automática, segura e em conformidade com a SEFAZ.

Crie sua conta gratuita no LOJEXA e comece a emitir NF-e automaticamente para todos os seus pedidos da Shopee ainda hoje.

Veja também: guia completo para vendedores na Shopee e o que é um ERP para marketplace.